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Beyond Coffee and Tea – 端茶奉水之外…

 

資料提供:   / 台北市專業秘書暨行政人員協會

提起秘書工作,多數朋友們通常會聯想的職場情節是穿著入時的年輕姑娘,端茶奉水進出高階主管辦公室禁地,外語流利地請問外籍貴賓:Coffee or Tea? 但願這般戲謔的說詞,會隨著去年好萊塢電影「穿著Prada的惡魔」的熱賣,能有些細微的變化。 Prada片中劇情將秘書助理人員職場上難言的困境淋漓盡致地展現在全球觀眾眼前。劇中社會新鮮人擔任惡名昭彰的女主管個人助理,為了保有工作及顧全顏面,她配合公司產業調整原本自在的生活價值轉而天天節食追逐時尚精心打扮,同時竭盡所能的應付主管各種不可理喻的刁鑽對待,例如主管不願花心力記助理名字一概稱呼為Emily;還有天候不佳班機取消,主管因此無法由外地趕回參加女兒的活動,要求助理另尋管道安排私家專機接送等等。 當然,好萊塢電影情節有所誇大。但是,現實職場中秘書們使命必達的精神,絕對不亞於片中的Emily。節錄幾則秘書英勇事蹟聊表筆者對海內外眾家Emily的無限敬意: 1海上Emily:主管親自接待重量級外賓遊花東乘船賞鯨,太平洋碧海藍天白浪飄飄,好景美食賓主盡歡。眼看任務就要完滿落幕,未料外賓周六臨下船時提到隔日上機前有空檔,央請代為協尋某教派台北區聚會場所。該教派系屬爭議性團體,在台灣並未正式設立登記也無網頁可尋。這下可得了,幾天來精心的接待可別就此功虧一簣,親愛的Emily,請接招吧!說時遲那時快,海上Emily啟動人脈達人機制,立刻求救一位曾經在閒聊中提及該教派的舊識,輾轉數回電話加簡訊往返,海上Emily在兩小時內取得該教派隔日聚會時間地址電話及聯絡窗口手機號碼。人脈達人Emily因此晉升為靈修一族。 2招商會Emily:公司在某開發中國家的海外分支單位有一官方申請案送件後石沉大海,試過當地各項管道都遲遲得不到正式回覆。洽逢該國外貿單位來台舉辦招商說明會,主管交付Emily設法透過招商會主辦單位取得解決方案。Emily接到指示後使出連環call的本事,未料該單位電話三天來始終無人接聽。一不做二不休,Emily因而有幸參加平生第一場招商說明會。會場人群喧嘩,台上縱橫兩排該國部長級官員坐鎮,空氣中瀰漫著當地偏重鼻音的語言,擴音機夾雜口音濃厚的國語翻譯,場面架勢儼然招親比武大賽。招商會只有兩小時,要在烏鴉一片中找到希望的窗口,招商會Emily戰戰兢兢地啟動社交機制,手持名片笑臉迎向會場所有官員,當中一位長官翻了水杯,Emily秘書本領手腳俐落第一時間就奉上面紙為長官解危,尋找希望窗口一事,就如此順理成章的由這位長官引薦而成功達成使命,Emily就此成為社交達人。 3跨洋偵探Emily:話說十多年前,也就是Internet和手機普及上市之前,有位主管出差歐洲因故應急在當地銀行處理了私人帳務。未料匯款後數日,主管行程已往下走了好幾站,卻越洋交代Emily要查出當天銀行櫃檯處理匯務的行員姓名。真是大哉問,這位上司平時不曾交辦秘書處理私人事務,Emily毫無頭緒事情始末原委,只知道是哪條街上的哪家銀行。少了當今萬能的www 介面,加上歐亞兩大洋七小時的時差,這在當時簡直是不可能的任務。本著秘書使命必達的精神,跨洋偵探Emily按圖索驥先由國際黃頁查詢當地該銀行的總行電話,再逐步縮小範圍找出兩個可能是承辦主管帳務的分行電話,進而抽絲剝繭地聯絡上數日前在櫃檯上接待一位東方客人的親切姑娘。Emily鍥而不捨的敬業表現,牽成了上司一樁異國好姻緣。於是乎,主管的跨洋偵探Emily又多了紅娘的美名 四月國際秘書週,應景揭露秘書助理coffee and tea背後鮮為人知的通天本領,也藉此感謝職場上無名的秘書助理們,長時為行政專業努力的辛勞。 Emily萬歲,認真的秘書,最是美麗! (作者為台北市專業秘書暨行政人員協會專業講師 路嘉玲)

資料來源 摘自:全球華文行銷知識庫

資料來源 :1758網誌

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